SPV (Spațiul Privat Virtual) este un serviciu oferit în mod gratuit de ANAF prin care se urmărește digitalizarea comunicării în domeniul fiscal.

 

Sistemul național e-Factura, implementat obligatoriu pentru facturarea electronică între companii (B2B) între companii și sectorul guvernamental (B2G), și în anumite cazuri între companii și persoanele fizice, este un serviciu digital oferit de Ministerul Finanțelor. Toate facturile vor fi stocate într-un format XML standardizat și transmise către Sistemul de Plăți Virtuale (SPV) fie manual, fie automat.

 

În perioada 01.01.2024 - 30.06.2024 începe procesul de transmitere a e-Factura. În această perioadă nu se vor sancționa abaterile precum netrimiterea facturilor în SPV sau trimiterea întârziată a acestora. 


Începând cu data de 01.07.2024 e-Factura devine obligatorie și nerespectarea reglementărilor referitoare la emiterea și încarcărea acestora în SPV se sancționează conform legii.

 

 

O factură trebuie trimisă în SPV ca și e-Factura, dacă:

 

Toate facturile destinate clienților menționați la punctul anterior, trebuie încărcate în SPV într-un termen de cel mult 5 zile calendaristice de la data la care au fost emise. 

După data de 01.04.2024, întârzierea transmiterii facturilor în cadrul sistemului național RO e-Factura va fi considerată contravenție și va atrage aplicarea unei amenzi. 

Pentru contribuabilii mari, conform definiției legale, amenzile vor fi între 5.000 și 10.000 lei. Contribuabilii de dimensiuni medii, conform definiției legale, vor fi sancționați cu amenzi între 2.500 și 5.000 lei, în timp ce pentru celelalte categorii de persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice, amenzile vor varia între 1.000 și 2.500 lei.

 

Responsabilitatea expedierii e-Facturii revine administratorului, reprezentantului legal sau unei persoane desemnate special pentru emiterea facturilor. În cazul companiilor care operează multiple puncte de lucru, responsabilitatea poate fi atribuită și administratorilor locali. Se poate inclusiv opta pentru externalizarea acestei sarcini către firma de contabilitate, care va gestiona trimiterea facturilor în numele firmei. 

Dacă utilizați o aplicație de facturare, precum Clerq, persoana autorizată trebuie să efectueze doar autorizarea inițială a aplicației în SPV. După aceea, facturile se vor transmite automat în numele companiei, indiferent de persoana din firmă care le-a emis.

 

În primul rând, ai nevoie de un certificat digital de la un furnizor acreditat. Poți citi despre cum trebuie procedat, care sunt furnizorii de semnături digitale și tarifele acestora, aici. 

Apoi, trebuie să autorizezi certificatul în SPV. Mai multe detalii aici.

Pentru a transmite efectiv facturile in SPV se pot folosi 2 metode:

1. Automat, dacă folosești o aplicație de facturare ce are o integrare cu SPV, precum Clerq. Află cum conectezi aplicația la SPV aici. De asemenea, îți punem la dizpoziție și o listă cu alte aplicații existente pe piață aici.

2. Manual, în 2 pași - generezi fișierul XML standardizat pe site-ul ANAF (sau prin alte metode) și apoi încarci fișierul în SPV. Mai multe detalii aici.

 

Nu, semnătura digitală se emite pe persoană fizică nu juridică. Dacă sunteți administrator sau împuternicit pentru mai multe firme, puteți înregistra aceeași semnătură digitală în SPV, dar trebuie să completați formularul separat pentru fiecare firmă.

 

Pentru a primi e-Factura de la furnizori ai două posibilități:

1. Folosiți o aplicație specializată de facturare, care să comunice în mod automat cu SPV, precum Clerq. Vei putea accesa lista de facturi emise într-o secțiune dedicată din aplicație.

2. Accesezi SPV și aici vei găsi facturile de la furnizori. Acestea vor fi descărcate în format XML și pot fi transformate în PDF cu ajutorul unei aplicații gratuite puse la dispoziție de către ANAF.

 

Dacă ai trimis o factură în SPV și ai primit mesaj de eroare, aceasta nu se consideră recepționată. Va trebui corectată și retrimisă.

Dacă ai trimis o factură în SPV și aceasta a fost confirmată, ea nu mai poate fi modificată. În acest caz se stornează factura și se emite din nou cu modificările dorite.

De asemenea, sistemul oferă și un mecanism de a răspunde la facturile primite de la furnizori, prin care se poate semnala o eroare. Acest mecanism nu garantează în nici un fel că furnizorul va citi acest mesaj sau ca va modifica factura.